İstanbul'a Avrupa ticaret heyetleri için road show planlaması
Bir Avrupa ticaret heyeti için İstanbul, hem bir fırsat şehri hem de bir trafik şehridir. Verimli bir ziyaret ile sinir bozucu bir ziyaret arasındaki fark neredeyse her zaman yer operasyonudur.
Bir road show gerçekte neyi gerektirir
Bir road show, üzerine toplantılar iliştirilmiş bir tur değildir. Bu, hassas bir lojistik egzersizidir: şehir genelinde, her birinin kesin bir başlama saati olan ve süresi saate, semte ve güne bağlı yolculuklarla birbirine bağlanan bir randevular zinciri. Yer operasyonunun işi, o zincirin kopmamasını sağlamaktır.
Programı haritalara değil, gerçek trafiğe göre kurun
Road show planlamasındaki ilk hata, harita tahminlerine güvenmektir. İstanbul'un seyahat süreleri, sakin saatler ile yoğun saatler arasında ve Avrupa ile Anadolu yakaları arasında çarpıcı biçimde değişir. Gerçekçi bir plan, toplantı listesinden başlar ve geriye doğru çalışır; her etabı şehrin günün o saatinde nasıl hareket ettiğine göre zamanlar, ardından programın sıkıştığı yerlere tampon ekler.
Filo ve şoförler: doğru araç, brifingi verilmiş
Yöneticiler için yönetici sedanları, daha büyük heyetler için minibüsler ve işlerinin yorum yapmak değil, dakik bir ölçülülük olduğunu kavramış şoförler. Bir road show için filo, etap etap ayırtılmak yerine programın tamamı boyunca hazır beklemelidir; böylece bir toplantı uzadığı anda operasyon esneyebilir.
Koordinatör kilit taşıdır
Her road show'un, tüm günü göz önünde tutan tek bir kişiye ihtiyacı vardır: araçları sevk eden, ilerlemeyi izleyen, sürücülerle konuşan ve bir toplantı uzadığında ya da bir slot kaydığında gerçek zamanlı olarak yeniden sıralayan biri. Bu tek ve sorumlu koordinatör olmadan bir heyet, kendi lojistiğini yönetmek zorunda kalır ki bu da programın ortadan kaldırması gereken dikkat dağıtıcının ta kendisidir.
Havalimanları ve protokol
Üst düzey heyetler için program uçağın kapısında başlar. Havalimanı hızlı geçiş koordinasyonu, bir öncü araç ve protokole duyarlı zamanlama, daha ilk saatten itibaren tonu belirler ve programı korur. Gidişler de aynı özeni hak eder: kaçırılan bir uçuş, ondan öncesindeki her şeyi çözer.
Aksayacak olan şey için planlama yapın
Bir şey her zaman değişir: bir toplantı uzar, bir muhatap yeniden tarihlendirir, hava köprüleri yavaşlatır. İyi planlanmış bir road show'da öngörü baştan kuruludur: hazır alternatifler, doğru yerlerde tamponlar ve kararı vermeye yetkili bir koordinatör. Dayanıklılık günü gelince doğaçlanmaz, önceden tasarlanır.
Örnek bir road show günü
- Koordinatör ve günün akış çizelgesiyle erken kahvaltı brifingi
- Finans bölgesinde ilk toplantı bloğu, şoförler hazır bekler
- Sabahın ortasında, uzama payı bırakılmış bir yeniden konumlanma
- Yalnızca mutfağı için değil, konumu için de seçilmiş bir mekânda çalışma öğle yemeği
- İki semte yayılan öğleden sonra toplantıları, canlı takip edilir ve gerektiğinde yeniden sıralanır
- Gidiş lojistiği önceden teyit edilmiş hâlde akşam resepsiyonu ya da dinlenme
Sonuç olarak
Bir ticaret heyeti İstanbul'a transferler için değil, toplantılar için gelir. Bir yer operasyonunun kazanabileceği en büyük iltifat, hiçbir zaman bir sohbet konusu olmamaktır. Doğru planlayın (program, filo, koordinatör, öngörü) ve İstanbul ayağı heyetin en kolay kısmı hâline gelir.